Decyzja nr 2/2026 Dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu z dnia 22 lipca 2026 r.
W związku z potrzebą zapewnienia jednolitego i przejrzystego obiegu dokumentów w sprawach dotyczących użyczania obiektów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu na wystawy krajowe i zagraniczne, wprowadza się do stosowania „Instrukcję obiegu dokumentów w zakresie użyczania obiektów BUWr”, stanowiącą załącznik do niniejszego pisma.
Zobowiązuję wszystkich pracowników do stosowania zasad określonych w Instrukcji od dnia podpisania.
Jednocześnie wskazuję, że niniejszy dokument ma charakter wewnętrznych wytycznych organizacyjnych i nie stanowi aktu normatywnego w rozumieniu zarządzenia nr 66/2021 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego.
Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1 do Decyzji nr 2/2026
Dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej
we Wrocławiu
Instrukcja obiegu dokumentów w zakresie użyczania obiektów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu na wystawy krajowe i zagraniczne.
§1 Udostępnianie obiektów
Instrukcja określa zasady obiegu dokumentów związanych z użyczaniem obiektów ze zbiorów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu (dalej: BUWr) na wystawy krajowe i zagraniczne.
Instrukcja ma zastosowanie do wszystkich komórek organizacyjnych uczestniczących w procesie.
Udostępnianie obiektów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu na wystawy, do muzeów i innych instytucji kulturalnych odbywa się na zasadach zawartych w obowiązującym Regulaminie udostępniania materiałów bibliotecznych sieci biblioteczno-informacyjnej UWr.
§2 Przygotowanie dokumentów i procedowanie ich obiegu
Każde wpływające do Biblioteki pismo w sprawie użyczenia zbiorów rejestrowane jest w Sekretariacie w systemie EZD, a następnie, zgodnie z dekretacją Dyrekcji BUWr, kierowane jest do właściwego oddziału BUWr. Kierownik oddziału wyznacza pracownika odpowiedzialnego za realizację sprawy użyczenia.
Pracownik BUWr odpowiedzialny za realizację sprawy użyczenia zbiorów kontaktuje się z instytucją wypożyczającą w celu omówienia oczekiwań, ustalenia warunków ekspozycji oraz sporządza listę obiektów do użyczenia.
W przypadku gdy na tę samą wystawę użyczane są obiekty z różnych oddziałów, tworzy się jeden dokument umowy użyczenia dla wszystkich zakwalifikowanych do użyczenia obiektów. Kierownicy oddziałów ustalają wspólnie osobę odpowiedzialną za procedowanie dokumentu.
Lista obiektów, o których użyczenie zwróciła się do BUWr instytucja wypożyczająca konsultowana jest każdorazowo z pracownikiem Pracowni Konserwacji Zbiorów Specjalnych (PKZS). Obiekty poddawane są ocenie konserwatora pod kątem stanu ich zachowania oraz możliwości użyczenia. Zgoda konserwatora na użyczenie obiektów powinna zostać wydana oraz zarejestrowana w EZD w ciągu 10 dni roboczych od ustalenia warunków ekspozycji.
Kierownik Oddziału Gromadzenia Zbiorów BUWr (OGZ) wyznacza pracownika, który dokonuje wyceny obiektów przeznaczonych do użyczenia, niezbędnej do oszacowania wartości ich ubezpieczenia na czas przewozu i ekspozycji. Pisemna wycena pracownika OGZ dołączana jest do sprawy w EZD. Wycena powinna zostać dokonana w ciągu 10 dni roboczych od momentu powzięcia informacji.
W przypadku użyczeń na wystawy zagraniczne konieczne jest uzyskanie zezwolenia Ośrodka Ochrony Dóbr Kultury Biblioteki Narodowej na wywóz obiektów za granicę (zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi) wydawanego na wniosek Rektora UWr.
Szczegółowe informacje dotyczące wywozu materiałów bibliotecznych za granicę dostępne są na stronie internetowej Biblioteki Narodowej (BN): https://www.bn.org.pl/uslugi/wywoz-materialow-bibliotecznych-za-granice/wnioski---informacje/
Jeżeli użyczenie następuję w obrębie Unii Europejskiej, należy skorzystać z wzoru wniosku w załączniku nr 3.
Jeżeli obiekty użyczane są poza Unię Europejską należy skorzystać z formularza dostępnego na stronie internetowej BN.
Za uzupełnienie wniosku/formularza oraz jego przekazanie do sekretariatu BUWr odpowiedzialny jest pracownik BUWr realizujący sprawę.
Do wniosku dołącza się (zgodnie ze szczegółowymi zasadami opisanymi na stronie internetowej Biblioteki Narodowej):
pismo przewodnie do Rektora UWr (wzór: załącznik nr 4),
dokumentację fotograficzną,
oświadczenie właściciela o statusie prawnym obiektów (zawarte w załączniku nr 3),
dowód wniesienia opłaty skarbowej,
oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi ochrony danych, obowiązującymi w Bibliotece Narodowej (dostępne na stronie www BN),
pisemną ocenę konserwatorską obiektów sporządzoną przez pracownika PKZS.
Zmiany dat ekspozycji wymagają złożenia nowego wniosku.
Pracownik BUWr, realizujący sprawę użyczenia obiektów, zobowiązany jest do ustalenia z instytucją wypożyczającą, czy umowa ma być sporządzona tylko w języku polskim, czy w polskim i angielskim.
Pracownik BUWr, realizujący sprawę użyczenia obiektów, uzupełnia wzór umowy użyczenia obiektów (załącznik nr 1 oraz ewentualnie załącznik 1a – wersja angielska), którą konsultuje z kierownikiem oddziału, a po jego akceptacji uzupełnioną umowę wysyła jako propozycję przedstawicielowi instytucji wypożyczającej. Do projektu umowy dołącza się pisemną ocenę konserwatorską obiektów sporządzoną przez pracownika PKZS.
Po uzgodnieniu z instytucją wypożyczającą zapisów projektu umowy (zwłaszcza czasu trwania i warunków ekspozycji obiektów), osoba odpowiedzialna za sprawę, przesyła poprzez EZD umowę do akceptacji kierownika oddziału. Następnie Kierownik przesyła zaakceptowaną przez siebie umowę w systemie EZD do Sekretariatu, który od tej pory koordynuje ścieżkę obiegu dokumentu w następującej kolejności:
Akceptacja Dyrekcji BUWr
Nadanie numeru umowy przez Pełnomocnika Finansowego BUWr
Akceptacja Inspektora Ochrony Danych (IOD) UWr
Podpis elektroniczny radcy prawnego UWr
Podpis elektroniczny Głównego Księgowego UWr
W przypadku zgłoszenia uwag do dokumentu umowy użyczenia przez IOD, radcę prawnego UWr lub Głównego Księgowego pracownik prowadzący sprawę konsultuje zmiany z instytucją wypożyczającą i wprowadza je do umowy. Każda wprowadzona zmiana wymaga ponownego procedowania w systemie EZD zgodnie z pkt. 8.
Po przeprocedowaniu ścieżki obiegu umowy użyczenia obiektu, umowa zostaje podpisana przez Dyrektora BUWr a następnie przekazana przez pracownika prowadzącego sprawę do podpisu instytucji wypożyczającej.
Pracownik prowadzący sprawę składa w Sekretariacie egzemplarz umowy, który zostaje wysłany do Centralnego Rejestru Umów.
§3 Wydanie obiektów
W dniu wydania obiektów do użyczenia sprawdzane jest:
pełnomocnictwo osoby upoważnionej do odbioru obiektów,
ważność ubezpieczenia obiektów BUWr do transportu.
Następnie podpisywany jest przez uprawnione osoby ze strony BUWr i ze strony instytucji wypożyczającej Protokół zdawczo-odbiorczy (wzór: załącznik nr 2).
§4 Odebranie obiektów
Po zrealizowaniu umowy użyczenia, osoba odpowiedzialna za realizację procesu użyczenia obiektów sprawdza kompletność dokumentacji, a pracownik PKZS ocenia stan zachowania obiektów. Następnie pracownik prowadzący sprawę oraz przedstawiciel instytucji wypożyczającej podpisują Protokół zdawczo-odbiorczy (załącznik nr 2). Obiekty BUWr przekazywane są do macierzystych Oddziałów przechowywania w BUWr.
W przypadku użyczeń na wystawy zagraniczne należy poinformować BN o powrocie obiektu. Za poinformowanie BN odpowiedzialny jest kierownik oddziału, którego pracownik został wyznaczony do procedowania sprawy.
§5 Regulacje końcowe
Zobowiązuje się wszystkich pracowników Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu zajmujących się sprawami użyczania obiektów do przestrzegania przyjętych zasad procedowania spraw o użyczenie, zachowania należytej staranności oraz podejmowania działań bez zbędnej zwłoki.
Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania.