Zasady korzystania ze stanowisk komputerowych oraz zasobów elektronicznych w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu

I. Rodzaje stanowisk komputerowych

1. Użytkownicy Biblioteki mogą korzystać z następujących rodzajów urządzeń komputerowych dostępnych w Bibliotece:

1. terminali z dostępem do katalogów BUWr, zlokalizowanych w holach na wszystkich poziomach budynku;

2. komputerów z dostępem do Internetu i podstawowym oprogramowaniem, umożliwiających pracę na własnych plikach oraz zasobów elektronicznych – dostępnych w czytelniach, obszarach Wolnego Dostępu, kabinach pracy indywidualnej, pokojach pracy grupowej oraz w Informatorium;

3. stanowisk komputerowych wyposażonych w rozwiązania zwiększające dostępność – zlokalizowanych w czytelniach, obszarach Wolnego Dostępu oraz w Informatorium.

II. Logowanie na stanowiskach komputerowych BUWr

1. Indywidualne logowanie obowiązuje na stanowiskach komputerowych umożliwiających dostęp do Internetu, pracę na plikach użytkownika, korzystanie z licencjonowanych baz danych albo innych usług wymagających identyfikacji użytkownika.

2. Terminale przeznaczone wyłącznie do przeglądania publicznie dostępnych katalogów bibliotecznych mogą być udostępniane bez indywidualnego logowania, jeżeli nie jest ono konieczne ze względów technicznych lub bezpieczeństwa.

3. Użytkownik ma obowiązek wylogować się po zakończeniu pracy na stanowisku wymagającym logowania.

4. Studenci, doktoranci oraz pracownicy Uniwersytetu Wrocławskiego logują się w domenie uczelni (uwr.edu.pl) – w sposób analogiczny jak do poczty elektronicznej.

5. Pozostali użytkownicy Biblioteki zobowiązani są do założenia konta umożliwiającego logowanie na stanowiskach komputerowych. Konto można założyć w agendach obsługi użytkowników.

6. W celu utworzenia indywidualnego konta dostępu użytkownika spoza UWr przetwarzane są.

1. imię i nazwisko – jeżeli niezbędne do powiązania konta z użytkownikiem;

2. numer karty bibliotecznej lub inny indywidualny identyfikator użytkownika;

3. adres poczty elektronicznej – w celu aktywacji konta, kontaktu dotyczącego konta oraz odzyskania dostępu;

4. nr telefonu komórkowego niezbędnego do zapewnienia bezpieczeństwa konta.

7. Konto jest ważne przez okres ważności karty bibliotecznej. Po pierwszym logowaniu system wymusza zmianę hasła użytkownika.

8. Po wygaśnięciu ważności karty bibliotecznej użytkownik zobowiązany jest do założenia nowego konta.

III. Zasady korzystania ze stanowisk komputerowych

1. Stanowiska komputerowe przeznaczone są do indywidualnego korzystania w celach związanych z działalnością naukową, dydaktyczną lub pracą własną użytkownika.

2. Dostęp do stanowisk komputerowych mają:

1. pracownicy, doktoranci i studenci Uniwersytetu Wrocławskiego posiadający aktywne konto biblioteczne;

2. użytkownicy spoza Uniwersytetu Wrocławskiego – za zgodą dyżurującego bibliotekarza oraz na podstawie aktywnego konta bibliotecznego;

3. Użytkownicy spoza Uniwersytetu Wrocławskiego mogą korzystać ze stanowisk komputerowych w zakresie dostępu do Internetu i zasobów otwartych. Dostęp do zasobów licencjonowanych podlega ograniczeniom wynikającym z warunków licencji obowiązujących w Uniwersytecie Wrocławskim.

4. Ze stanowisk komputerowych można korzystać w godzinach otwarcia Biblioteki. Sesję należy zakończyć 10 minut przed zamknięciem Biblioteki.

5. Użytkownik ma obowiązek:

1. zachować poufność danych dostępowych;

2. wylogować się po zakończeniu pracy;

3. nie pozostawiać aktywnej sesji bez nadzoru;

4. nie pozostawiać na stanowisku plików, dokumentów ani danych osobowych po zakończeniu pracy;

5. niezwłocznie zgłosić dyżurującemu bibliotekarzowi podejrzenie przejęcia konta, ujawnienia hasła, nieuprawnionego dostępu albo nieprawidłowego działania stanowiska;

6. zaprzestać korzystania ze stanowiska w przypadku zauważenia, że pozostają na nim dane lub aktywna sesja poprzedniego użytkownika, oraz niezwłocznie poinformować o tym pracownika Biblioteki.

6. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za działania wykonane z użyciem swojego konta.

7. Stanowiska komputerowe nie służą do trwałego przechowywania plików użytkowników. Użytkownik może zapisać pliki na własnym odpowiednio zabezpieczonym nośniku albo w wybranej przez siebie usłudze elektronicznego przechowywania danych, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa właściwych dla rodzaju informacji. Biblioteka usuwa pliki zapisane na komputerach.

8. Zabrania się:

1. podejmowania działań powodujących uszkodzenie sprzętu komputerowego lub oprogramowania;

2. ingerowania w konfigurację systemu lub zabezpieczenia;

3. korzystania z zasobów w sposób niezgodny z prawem lub naruszający prawa osób trzecich;

4. rozsyłania niepożądanych informacji (spam);

5. podejmowania działań mogących zakłócić funkcjonowanie sieci;

6. korzystania z komputerów w celach zarobkowych lub naruszających prawa autorskie.

9. Dyżurujący bibliotekarz może przerwać sesję użytkownika, jeżeli jest to niezbędne do:

1. przerwania trwającego naruszenia niniejszych Zasad;

2. ochrony danych osobowych lub informacji chronionych;

3. zapewnienia bezpieczeństwa systemu lub sieci;

4. zapobieżenia uszkodzeniu sprzętu albo oprogramowania;

5. ograniczenia skutków incydentu.

10. W przypadku poważnego albo powtarzającego się naruszania Zasad dostęp użytkownika do stanowisk komputerowych lub usług elektronicznych może zostać czasowo ograniczony.

11. Decyzję o ograniczeniu dostępu na okres dłuższy niż bieżąca sesja podejmuje Dyrektor BUWr albo upoważniona przez niego osoba.

12. Użytkownik jest informowany o przyczynie, zakresie i okresie ograniczenia oraz o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń Dyrektorowi BUWr.

13. Zdarzenie może zostać udokumentowane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia jego przebiegu, zapewnienia bezpieczeństwa, zastosowania środka porządkowego oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

14. Biblioteka nie gwarantuje ciągłości dostępu do stanowisk komputerowych w związku z możliwymi przerwami technicznymi lub serwisowymi.

IV. Korzystanie z własnych urządzeń elektronicznych

1. Użytkownicy mogą korzystać z własnych urządzeń w sposób nienaruszający infrastruktury technicznej Biblioteki.

2. Zabrania się korzystania z sieci Biblioteki do działań naruszających prawo lub zasady współżycia społecznego.

3. Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu użytkowników.

V. Zasoby elektroniczne

1. Dostęp do subskrybowanych zasobów elektronicznych przeznaczony jest dla pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Wrocławskiego.

2. Korzystanie z e-zasobów podlega warunkom licencji oraz zasadom obowiązującym w Uniwersytecie Wrocławskim.

3. Dozwolone jest:

1. przeszukiwanie zasobów;

2. wykonywanie pojedynczych kopii do celów naukowych i dydaktycznych;

3. tworzenie indywidualnych zestawień materiałów.

4. Zabrania się:

1. masowego pobierania danych;

2. wykorzystywania danych do celów komercyjnych;

3. naruszania warunków licencji;

4. udostępniania materiałów osobom nieuprawnionym.

VI. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administrator
   Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze stanowisk komputerowych, terminali i elektronicznych baz danych jest Uniwersytet Wrocławski z siedzibą przy pl. Uniwersyteckim 1, 50-137 Wrocław.

2. Inspektor Ochrony Danych
   Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem poczty elektronicznej: IOD[w]uwr.edu.pl.

3. Kategorie przetwarzanych danych
   W zależności od rodzaju użytkownika, wykorzystywanego stanowiska i zakresu usługi mogą być przetwarzane:

1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;

2. numer karty bibliotecznej albo inny indywidualny identyfikator użytkownika;

3. identyfikator konta UWr albo identyfikator konta technicznego;

4. informacje o posiadaniu aktywnych uprawnień do korzystania z Biblioteki;

5. adres poczty elektronicznej;

6. numer telefonu – wyłącznie jeżeli jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa konta;

7. identyfikator stanowiska komputerowego;

8. adres IP;

9. data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia sesji;

10. informacje o prawidłowych i nieprawidłowych próbach logowania;

11. informacje o rodzaju udostępnionej usługi albo zasobu;

12. zdarzenia związane z bezpieczeństwem systemów;

13. informacje o ograniczeniu dostępu, jeżeli taki środek został zastosowany zgodnie z niniejszymi Zasadami.

4. Cele przetwarzania
   Dane są przetwarzane w celu:

1. Identyfikacji i uwierzytelnienia użytkownika;

2. Weryfikacji jego uprawnień;

3. Założenia, aktywacji, obsługi i zabezpieczenia konta dostępu;

4. Umożliwienia korzystania ze stanowisk komputerowych i zasobów elektronicznych;

5. Zapewnienia dostępu do zasobów zgodnie z warunkami licencyjnymi;

6. Zapewnienia bezpieczeństwa użytkowników, danych, systemów, sieci i infrastruktury;

7. Wykrywania, zapobiegania i wyjaśniania incydentów;

8. Przeciwdziałania naruszeniom niniejszych Zasad;

9. Sporządzania statystyk w postaci zagregowanej lub zanonimizowanej;

10. Ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, jeżeli wystąpi taka konieczność.

5. Podstawy prawne
   Podstawą prawną przetwarzania danych w celu zapewnienia dostępu do stanowisk komputerowych i elektronicznych zasobów bibliotecznych jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO, tj. niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w związku w szczególności z:

1. art. 11 ust. 1 pkt 9 oraz art. 49 ust. 2 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;

2. art. 4 ustawy o bibliotekach;

3. § 148 Statutu Uniwersytetu Wrocławskiego;

4. Regulaminem udostępniania materiałów bibliotecznych systemu biblioteczno-informacyjnego Uniwersytetu Wrocławskiego;

5. W zakresie, w jakim rejestrowanie zdarzeń jest niezbędne do realizacji obowiązków administratora związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa przetwarzania, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 24 i art. 32 RODO.

6. Źródło danych
   Dane mogą być:

1. Podawane bezpośrednio przez użytkownika.

2. Pozyskiwane z systemu bibliotecznego UWr.

3. Pozyskiwane z uczelnianego systemu zarządzania tożsamością i dostępem.

4. Generowane automatycznie podczas logowania i korzystania z infrastruktury lub zasobów elektronicznych.

7. Odbiorcy danych
   Dostęp do danych mogą uzyskać:

1. upoważnieni pracownicy Uniwersytetu Wrocławskiego;

2. jednostki Uniwersytetu odpowiedzialne za utrzymanie i bezpieczeństwo infrastruktury informatycznej;

3. podmioty świadczące na rzecz Uniwersytetu usługi utrzymania systemów, serwisu, hostingu, pomocy technicznej lub cyberbezpieczeństwa – na podstawie odpowiedniej umowy;

4. dostawcy systemów bibliotecznych i usług uwierzytelniania;

5. dostawcy licencjonowanych zasobów elektronicznych – w zakresie niezbędnym do zapewnienia dostępu i przestrzegania warunków licencji;

6. podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

8. Okres przechowywania

1. Dane niezbędne do obsługi konta są przechowywane przez okres jego aktywności, a po jego dezaktywacji – do czasu rozliczenia zobowiązań i zakończenia spraw związanych z korzystaniem z usług.

2. Zwykłe logi uwierzytelniania i sesji są przechowywane przez okres 12 miesięcy od dnia zarejestrowania zdarzenia, z zastrzeżeniem, że logi wyodrębnione w związku z incydentem, naruszeniem zasad korzystania, postępowaniem wyjaśniającym, postępowaniem prowadzonym przez właściwy organ albo dochodzeniem lub obroną roszczeń mogą być przechowywane przez okres dłuższy, niezbędny do realizacji tych celów. Informacja o czasowym ograniczeniu dostępu jest przechowywana przez okres obowiązywania ograniczenia oraz przez 12 miesięcy po jego zakończeniu, jeżeli jest to niezbędne do rozpatrzenia zastrzeżeń użytkownika, wykazania prawidłowości zastosowanego środka albo ochrony prawnie uzasadnionych interesów Uniwersytetu. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów kancelaryjnych, archiwalnych lub z obowiązku zabezpieczenia dowodów dotyczących konkretnego zdarzenia.

9. Prawa osoby
   Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach określonych w RODO:

1. prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;

2. prawo sprostowania danych;

3. prawo żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO;

4. prawo ograniczenia przetwarzania;

5. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby.

10. Skarga do organu nadzorczego
    Osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

11. Obowiązek podania danych

1. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest warunkiem utworzenia indywidualnego konta i korzystania ze stanowisk lub usług wymagających uwierzytelnienia. Niepodanie tych danych uniemożliwi utworzenie konta albo skorzystanie z usługi wymagającej identyfikacji.

2. Dane, które nie są konieczne do uwierzytelnienia lub zapewnienia bezpieczeństwa, są podawane dobrowolnie.

12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

1. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Użytkownicy nie są profilowani.

2. Automatyczna blokada po określonej liczbie błędnych prób logowania, stosowana wyłącznie jako zabezpieczenie techniczne i podlegająca weryfikacji, powinna zostać opisana odrębnie, jeżeli jest stosowana.

13. Dostęp do pełnej informacji
    Pełna informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych jest dostępna na stronie internetowej BUWr oraz w agendach obsługi użytkowników. Informacja jest udostępniana użytkownikowi przed utworzeniem konta i rozpoczęciem przetwarzania danych.

VII. Postanowienia końcowe

1. Zasady wchodzą w życie z dniem 1.10.2026.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają regulaminy Biblioteki oraz przepisy Uniwersytetu Wrocławskiego.

3. Biblioteka zastrzega możliwość wprowadzania zmian wynikających z uwarunkowań technicznych, prawnych lub licencyjnych.