x

Regulamin wynajmu sal konferencyjnych w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady wynajmu sal konferencyjnych w Bibliotece Uniwersyteckiej we Wrocławiu (BUWr).
  2. Biblioteka oferuje do wynajmu sale przeznaczone na konferencje, szkolenia, wykłady, wystawy oraz inne wydarzenia kulturalne, edukacyjne i naukowe.
  3. Wynajem jest możliwy dla osób i podmiotów zewnętrznych oraz członków społeczności uniwersyteckiej, o ile regulamin nie stanowi inaczej.
  4. Wynajem sal konferencyjnych odbywa się na podstawie zgłoszenia za pośrednictwem formularza, oświadczenia o zaakceptowaniu kosztorysu wynajmu oraz zapoznaniu się i zobowiązaniu do przestrzegania niniejszego Regulaminu.
  5. Wydarzenie nie może utrudniać prowadzonej działalności Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu i kolidować z ogólnie przyjętymi zasadami etyki, dobrymi obyczajami lub powodować negatywnych skutków dla wizerunku Uniwersytetu Wrocławskiego i Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu.
  6. Sale konferencyjne wynajmowane są przez 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
  7. Najemca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów sanitarnych, bhp, p. poż. oraz do zachowania ładu i porządku w budynkach, jak również na terenie BUWr.
  8. We wszystkich pomieszczeniach BUWr obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych i papierosów elektronicznych oraz spożywania alkoholu.
  9. Najemca oraz uczestnicy wydarzenia zobowiązani są do przestrzegania zakazu wnoszenia jakichkolwiek przedmiotów niebezpiecznych na teren BUWr.

2. Definicje

    Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

  1. Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający zasady wynajmowania sal konferencyjnych i udostępniania innych powierzchni Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu.
  2. Misji BUWr – należy przez to rozumieć utrzymywanie najwyższego profesjonalnego poziomu swej działalności, w celu aktywnego wspierania procesów naukowo-badawczych i edukacyjnych w Uniwersytecie Wrocławskim, zgodnie z oczekiwaniami i potrzebami kadry naukowej i studentów oraz zaspokajanie potrzeb biblioteczno-informacyjnych użytkowników zewnętrznych.
  3. Najemcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub osobę prawną, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację wydarzenia.
  4. Wydarzeniu – należy przez to rozumieć szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, imprezy zamknięte lub inne tego typu spotkania, którego tematyka oraz przedmiot nie są sprzeczne z cechami statutowymi UWr i misją BUWr.
  5. Wynajmujący – należy przez to rozumieć Bibliotekę Uniwersytecką we Wrocławiu (BUWr).

3. Zgłoszenia wynajmu

  1. Zgłoszenia wynajmu sal konferencyjnych przyjmuje Sekretariat BUWr za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie internetowej BUWr.
  2. Rezerwacji należy dokonywać z wyprzedzeniem (co najmniej 1 miesiąc przed planowanym wydarzeniem).
  3. Dopuszcza się możliwość obejrzenia sali konferencyjnej, wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu terminu wizyty.
  4. Rezerwację sal konferencyjnych uznaje się za dokonaną po zaakceptowaniu przez najemcę zaproponowanego kosztorysu wynajmu sal konferencyjnych w BUWr.

4. Warunki wynajmu

  1. Wynajem sal konferencyjnych jest możliwy na konferencje, sesje, szkolenia, wykłady, pokazy, wystawy i inne wydarzenia zgodne z celami statutowymi Uniwersytetu Wrocławskiego i misją Biblioteki Uniwersyteckiej.
  2. BUWr zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu sali konferencyjnej ze względu na charakter wydarzenia. Informacja o odmowie jest przekazywana drogą mailową, nie później, niż w terminie 7 dni od wpływu zgłoszenia.
  3. Najemca zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz niniejszego Regulaminu.
  4. BUWr, w związku z organizowanym wydarzeniem w wynajmowanej Sali, zastrzega sobie prawo do konsultowania kwestii bezpieczeństwa z Działem Spraw Obronnych UWr i wdrażania otrzymanych wytycznych.
  5. BUWr, w związku z organizowanym wydarzeniem w wynajmowanej Sali, zastrzega sobie prawo do konsultowania kwestii technicznych z Działem Usług Informatycznych UWr oraz z Działem Utrzymania Majątku UWr i wdrażania otrzymanych wytycznych.
  6. Po zakończonym wydarzeniu wyznaczony przez Dyrekcję BUWr do jego obsługi pracownik, w obecności Najemcy dokonuje czynności sprawdzających i przeprowadza kontrolę sali konferencyjnej. Z czynności tej sporządza się protokół.
  7. Najemca nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania pomieszczeń w budynkach BUWr podmiotom trzecim. Stanowi to podstawę do natychmiastowego odstąpienia od umowy. Odstąpienie od umowy nie zwalnia Najemcy z obowiązku uiszczenia należnej opłaty.

5. Opłaty

  1. Opłaty za wynajem sal ustalane są indywidualnie w zależności od wielkości sali, liczby uczestników, czasu trwania wydarzenia oraz rodzaju wynajmowanej sali i wymaganego zaplecza technicznego.
  2. Obowiązuje cennik wynajmu sal konferencyjnych umieszczony na stronie internetowej BUWr.

5.1. Opłaty dla podmiotów zewnętrznych

  1. W przypadku wynajmu sali przez instytucje zewnętrzne opłaty rozliczane są na podstawie faktury wystawionej przez BUWr.
  2. Płatności należy dokonać do 5 dni przed planowanym wydarzeniem.

5.2. Opłaty dla podmiotów Uniwersytetu Wrocławskiego

  1. W przypadku wynajmu Sali konferencyjnej przez podmioty UWr opłaty rozliczane są na podstawie rozliczenia wewnętrznego pomiędzy jednostkami UWr.
  2. Rozliczenia wewnętrzne wystawiane są po zrealizowanym wydarzeniu.
  3. Płatności należy dokonać niezwłocznie po otrzymanym przez jednostkę Rozliczenia Wewnętrznego.

6. Odpowiedzialność

  1. Najemca obowiązany jest do takiego korzystania z sal konferencyjnych jak i całej powierzchni w obiekcie, które nie spowodują ich pogorszenia poza granice normalnego zużycia.
  2. Najemca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane swoim działaniem wraz z osobami z nim współpracującymi podczas realizacji Wydarzenia. Najemca obowiązany jest do bezzwłocznego zgłoszenia pracownikom BUWr każdego przypadku zniszczenia lub uszkodzenia infrastruktury obiektu lub sprzętu, którym włada BUWr oraz pokrycia kosztów związanych z usunięciem takich zniszczeń lub uszkodzeń. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności, osoba reprezentująca BUWr sporządza protokół określający charakter i rozmiar powstałej szkody.
  3. W wypadku stwierdzenia uszkodzeń, Najemca ponosi odpowiedzialność za szkody do wysokości faktycznych kosztów ich usunięcia.
  4. BUWr nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez najemcę i uczestników wydarzenia.

7. Zasady anulowania wynajmu

  1. Anulowanie wynajmu sali jest możliwe najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem wydarzenia.
  2. W przypadku anulowania wynajmu w terminie krótszym niż 7 dni przed wydarzeniem, najemca zobowiązany jest do pokrycia 50% ustalonej opłaty za wynajem.
  3. Anulowanie wynajmu należy zgłosić pisemnie na adres e-mail: bu[w]uwr.edu.pl lub telefonicznie pod numerem 71 34 63 120.
  4. W zgłoszeniu anulowania należy podać datę planowanego wydarzenia, jego tytuł oraz organizatora.
  5. W przypadku anulowania wynajmu na co najmniej 7 dni przed terminem wydarzenia, wynajmujący otrzyma pełny zwrot wpłaconej kwoty.
  6. Zwrot opłat nastąpi w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia anulowania.
  7. W szczególnych przypadkach, takich jak siła wyższa (np. klęski żywiołowe, nagłe zamknięcie obiektu), BUWr zastrzega sobie prawo do odstąpienia od naliczania opłat za anulowanie wynajmu.

8. Catering

  1. Catering może być organizowany wyłącznie w holu przy salach konferencyjnych.
  2. Wynajmujący zobowiązany jest do zapewnienia takiego świadczenia usług cateringowych w trakcie wydarzenia, aby nie zakłócało to przebiegu wydarzenia oraz nie powodowało szkód w wynajmowanych salach, jak również nie zakłócało funkcjonowania BUWr w zakresie jej działalności statutowej.
  3. BUWr nie prowadzi działalności cateringowej.

9. Dekoracje

  1. Dekoracje mogą być umieszczane wyłącznie w wynajętych salach konferencyjnych oraz w holu i muszą być zgodne z zasadami bezpieczeństwa.
  2. Dekoracje muszą być odpowiednio wykonane, estetyczne, nie mogą zawierać treści niezgodnych z prawem, niemoralnych lub obraźliwych lub godzić w dobre obyczaje.
  3. Najemca nie może bez uzyskania uprzedniej zgody BUWr, dokonywać jakichkolwiek zmian w konstrukcji budynku, jak również w udostępnianych lub wynajmowanych pomieszczeniach, w szczególności obejmujących umieszczanie na posadzkach, cianach,sufitach, elementach wyposażenia jakichkolwiek materiałów, substancji itp. mogących spowodować ich uszkodzenie.
  4. Najemca zobowiązany jest do usunięcia wszystkich materiałów szkoleniowych, promocyjno- informacyjnych, jak najszybciej po zakończeniu Wydarzenia.
  5. Zabrania się używania materiałów łatwopalnych, takich jak świece, bez zgody BUWr.
  6. Wynajmujący ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku umieszczania dekoracji.

10. Sprzęt audio

  1. Wynajmujący może korzystać z dostępnego sprzętu audio w salach konferencyjnych, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia warunków takiego korzystania z BUWr.
  2. Wszelkie dodatkowe urządzenia audio wnoszone przez wynajmującego muszą być zgodne z normami bezpieczeństwa i nie mogą zakłócać funkcjonowania obiektu.
  3. Wynajmujący ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku użytkowania sprzętu audio.

11. Streaming i tłumaczenia symultaniczne

  1. BUWr nie realizuje usługi streamingu wydarzeń.
  2. BUWr oferuje kabiny tłumaczeń symultanicznych, które mogą być udostępnione na życzenie wynajmującego. BUWr nie oferuje obsługi kabin symultanicznych. Kabiny udostępniane są odpłatnie.

12. Klauzula informacyjna (RODO)

Zgodnie z art. 3 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Wrocławski, pl. Uniwersytecki 1, 50-137 Wrocław. Administrator powołał Inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem poczt e-mail:IOD[w]uwr.edu.pl lub telefonicznie: +48 71 375 26 04.
  2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Uniwersytet Wrocławski:
    1. na podstawie art. 6 ust. 1lit. b RODO, w celu zawarcia i realizacji zawartej umowy;
    2. na podstawie art. 6 ust. 1lit. c RODO, w celu wypełnienia obowiązków prawnych w związku z realizacją zawartej umowy;
    3. na podstawie art. 6 ust. 1lit. f RODO, w celu zabezpieczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń;
  3. Kategorie danych, Państwa dotyczących, pozyskane przez Uniwersytet Wrocławski to Imię, nazwisko, dane kontaktowe, dane służbowe niezbędne do przygotowania, zawarcia i realizacji umowy.
  4. Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Uniwersytetu Wrocławskiego, zgodnie z obowiązującym prawem oraz podmiotom, z którymi Uniwersytet Wrocławski zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania.

    5. Ponadto, proszę przyjąć do wiadomości, że:

  5. Państwa dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zawartej Umowy, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub dla zabezpieczenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń;
  6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści twoich danych, ich poprawiania, ograniczenia, przetwarzania.
  7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usługi wynajmu.
  8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
  9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu.
  10. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Dane kontaktowe dostępne są na stronie internetowej: https://uodo.gov.pl.

13. Postanowienia końcowe

  1. BUWr zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu wynajmu sal konferencyjnych.
  2. Wszelkie spory wynikające z wynajmu sal konferencyjnych będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby BUWr.
  3. Najemca ponosi pełną odpowiedzialność za działania uczestników wydarzenia, w tym za wszelkie szkody wyrządzone przez nich na terenie BUWr.
  4. BUWr zastrzega sobie prawo do odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych (działanie siły wyższej), takich jak awarie techniczne, decyzje władz, zagrożenia sanitarne lub inne nieprzewidziane okoliczności uniemożliwiające realizację wynajmu
↑